10 saveta za delegiranje

Da li delegirate poslove svojim zaposlenima? 

Odričan odgovor na ovo pitanje obično prate neki od razloga kao što su ti da samo vi znate da najbolje uradite posao ili mislite da nemate kome da ga delegirate, a možda i nemate dovoljno vremena da pokazujete kako se radi posao. Uostalom, zašto biste delegirali kad prošli put nije uspelo?

Ukoliko je odgovor: „Da, ja delegiram posao, ali mi to oduzima puno vremena, jer zaposleni nisu samostalni prilikom obavljanja delegiranih poslova”, onda problem može biti sledeće vrste: zaposleni ne žele da prihvate odgovornost koja se pred njih postavlja, nadređeni je osoba kojoj ne odgovaraju tuđe odluke ili zaposleni ne žele samostalno da odlučuju jer se plaše reakcije nadređenih.

Ovo su samo neki od razloga koje menadžeri koriste kao izgovor zbog kog izbegavaju delegiranje posla. Međutim, delegiranje poslova je pre svega produktivno, korisno i važno za radnu organizaciju iz više razloga. U tekstu koji sledi pogledajte zašto je bitno delegirati poslove i koji su korisni saveti za uspešno delegiranje poslova.

Šta je delegiranje? 

Delegiranje je proces kojim menadžer određene poslove i aktivnosti iz svoje nadležnosti prenosi na svoje podređene. Pre nego što izvrši proces delegiranja, njegov zadatak je da donese odluku kome i koji deo posla delegirati kako bi na osnovu uspešne procene pravi posao dodelio odgovarajućem zaposlenom koji će na najbolji način doprineti da se delegirani zadatak uspešno obavi.

Nakon delegiranja, vrlo je bitno uspostaviti kontrolne parametre na osnovu kojih će se identifikovati uspešnost obavljnog zadatka. Koliko je bitna kontrola, toliko je bitna i menadžerska podrška zaposlenom. Menadžer treba da bude upućen u progres ostvaren na delegiranom zadatku, ali je potrebno i da se fokusira na rezultate. Procedura izvršenja u slučaju delegiranja nije toliko bitna dokle god su rezultati zadovoljavajući. I konačno, kada je posao završen, menadžer nikako ne treba da zaboravi na odavanje priznanja zaslužnom radniku.

Menadžer se može odlučiti za manje ili veće delegiranje autoriteta kada distribuira poslove u poslovnoj organizaciji. Delegiranje autoriteta podrazumeva davanje ovlašćenja za obavljanje dodeljenih poslova.

Faktori koji utiču na delegiranje poslova 

Faktori na koje menadžeri treba da obrate pažnju kada donose odluku kome delegiraju posao jesu iskustvo, znanje i veštine zaposlenog, zatim stil rada zaposlenog (samostalnost, volja za poslom, ambicija, interesi) i stepen zauzetosti zaposlenog.

Najpogodniji uslov za prosleđivanje zadataka na podređene jeste onaj kada menadžer među svojim zaposlenima ima kompetentno lice za zadatak. Bitno je i da se tada razmotri koliko određeni zadatak može da unapredi znanja i veštine zaposlenog kome se posao delegira. Faktor vremenskih okvira za izvršenje zadataka jednako je bitan koliko i procena sposobnosti zaposlenog da pravovremeno odgovori na delegirani zadatak. Ako su svi ovi faktori ispunjeni, manji je i rizik od neuspešnih delegiranih zadataka.

Treba spomenuti da postoje i oni poslovi koje ne bi trebalo delegirati, a tiču se poslova koji se odnose na disciplinske mere, zatim na zadatke neophodne za rešavanje kriznih situacija, kao i na one poslove koji se mogu izostaviti, pa ih nije ni potrebno raditi.

Koliko je bitno da se proceni šta se, kome i kada delegira, toliko je bitno i šta menadžer treba da prihvati kao uspešno obavljen delegiran zadatak. Najbolje je da menadžer prihvati samo one zadatke koji su adekvatno i u potpunosti obavljeni. Ukoliko se odobre zadaci koji ne zadovoljavaju organizacione kriterijume ispunjenog zadatka, vrlo je verovatno da zaposleni neće naučiti kako da postigne željene rezultate. Takođe, menadžer ne bi trebalo ni da okončava nedovršene delegirane zadatke, jer bi time narušio kvalitet posla za koji je odgovoran.

Saveti za uspešno delegiranje poslova 

Pred vama se nalazi spisak od deset saveta ključnih za efikasno delegiranje poslova i zadataka:

1. Verujte svojim zaposlenima. Morate imati poverenja u zaposlene ukoliko želite da uspešno delegirate poslove. Razmislite i o mogućnosti da u proces delegiranja uključite zaposlene, odnosno da ohrabrite zaposlene da samostalno odluče o poslu koji žele da im se delegira;

2. Izbegavajte zahteve koji uključuju perfekcionizam. Fokus svakog menadžera jeste rezultat, a ne način na koji se posao obavlja. Prema tome, umesto da težite ka savršenstvu, postavite standarde koji će odrediti očekivani kvalitet i osigurajte vremenski okvir za postizanje istih. Jasno odredite linije autoriteta, granice i odgovornosti koje zaposleni dobija delegiranim zadatkom;

3. Pružite što bolja uputstva za obavljanje zadataka. Omogućite vašim zaposlenima dovoljno informacija za uspešno obavljanje posla. Vaš način obavaljanja posla koji ste delegirali nije od presudne važnosti prilikom davanja uputstva. Nekada je bolje da zaposlenom dozvolite da samostalno pronađe metode za izvršenje zadatka. I zato je najvažnija obaveza menadžera da jasno definiše kakve rezultate očekuje;

4. Prepoznajte u drugima talenat i sposobnost za dovršavanje projekata. Događa se da menadžeri veruju kako samo oni mogu izvršiti zadatak na pravi, odnosno pravilan način;

5. Ne preferirajte samostalan rad. Delegiranje je teško za osobe koje su navikle da samostalno rade. Praksa delegiranja može osnažiti kolektiv, unaprediti timski rad, doprineti kvalitetnijem izvršenju poslova i uštedeti vreme;

6. Smatrajte delegiranje načinom za učenje novih veština. Delegiranjem poslova menadžer može stimulisati zaposlenog da karijerno napreduje i stiče nova znanja. Za određene delegirane poslove pametno je investirati u obuke, kurseve i usavršavanja zaposlenih. Zaposleni nisu voljni da prihvate delegirane odgovornosti ukoliko se za greške kažnjavaju umesto da ih prihvataju kao deo procesa učenja;

7. Proveravajte napredak zaposlenih. Nakon što ste delegirali zadatak zaposlenom, ostavite ga da radi samostalno, ali proveravajte napredak. Provera napretka zaposlenih u izvršavanju zadataka važan je deo u procesu upravljanja poslom. Možete čak i definisati kontrolne tačke na koje ćete obraćati pažnju prilikom pregledanja delegiranih poslova;

8. Pohvalite napore vaših zaposlenih. Iskažite im koliko cenite njihove veštine i talente. Motivacija igra značajnu ulogu kada je u pitanju uspešno delegiranje poslova. Veoma je bitno kod zaposlenih podstaknuti posvećenost prema poslu. Neki od motiva za bolji rad mogu biti: razgovor o nagradi u vidu finansijske nagrade za dobro obavljen posao, neformalno priznanje, mogućnost napredovanja itd.;

9. Pomozite zaposlenima da izvrše svoje zadatke na način na koji se to od njih očekuje. Pružite im odgovarajuću podršku i budite dostupni za njihova pitanja. Delegiranje poslova može biti uspešno zahvaljujući dobroj komunikaciji i monitoringu. Takođe, imajte na umu da nikako nije dobro da dozvolite zaposlenom da, ukoliko se pojavi problem u delegiranom poslu, prebaci, odnosno vrati odgovornost za zadatak. U tom slučaju, dobro je od zaposlenog zatražiti potencijalne opcije za rešavanje nastalog problema.

10. Delegirajte do najnižih nivoa hijerarhije. To će vam, sa jedne strane, osigurati upotrebu svačijeg talenta i upotrebu sopstvenog vremena za druge napore koji vas čekaju, dok, sa druge, može povećati kapacitet i radnu uspešnost poslovne organizacije.

Delegiranje poslova ima višestruke benefite za nadređenog, ali i za kompaniju u kojoj ovakva praksa postoji. Delegiranje ne samo da omogućava menadžeru da na najbolji način iskoristi svoje radno vreme već doprinosi razvoju veština među zaposlenima, neguje timski rad i utiče na dostizanje punog potencijala u poslovnoj organizaciji.

Pogledaj sve tekstove u Bazi znanja »	Pogledaj tekstove u ovoj kategoriji »
Možda bi Vas ovi članci interesovali
Holiday Greetings	Follow-Up on Letter Sent
Kako preporuka pomaže da dobijete nove klijente	Memo 1

Interesuje vas ova oblast?

Postanite i vi stručnjak pohađanjem BusinessAcademy programa: Marketing i marketing menadžment.