Kurs Efektivne tehnike pisanja

Svet oko nas je možda postao digitalan, ali pisma i dalje nisu izgubila na svom značaju. Pisanje pisama i danas ima svoj značaj uprkos mogućnosti njihovog slanja preko računara. Pre pisama ljudi su koristili različite predmete pomoću kojih su komunicirali (slaganjem školjki, kamenja, korišćenjem vatre, dima itd.). Veruje se da je prvo pismo napisala persijska kraljica Atosa oko 500. godina pre nove ere. Ljudi su pisali po koricama drveća, lišću, glinenim tablicama... Kost, metal, naoštreno drvo, pera bili su neki od alata za pisanje pre pojave olovaka. Kada su laneni i pamučni papir počeli da se koriste, ljudi su smislili različite načine dostavljanja informacija do udaljenih područja. 

Nosači, jahači, pa čak i golubovi imali su ulogu dostavljanja pisama. Od prvog pisma do prvog emaila trebalo je da prođe preko 2.000 godina. Prvi email poslao je Rej Tomlinson (Ray Tomlinson) 1971. godine sam sebi, na računar koji je stajao do njega, koristeći program za e-poštu na sistemu ARPANET. Pola veka kasnije, oko 2,8 miliona emailova se pošalje svake sekunde, a 86% profesionalaca tvrdi da im je email omiljeni način komunikacije. Svrha pisane komunikacije jeste privlačenje pažnje i jasno iznošenje poente komuniciranja. Pri komunikaciji pisanim putem pomaže se drugoj strani da razume vašu perspektivu o nekoj temi.

Opis i cilj kursa Efektivne tehnike pisanja

Kurs „Efektivne tehnike pisanja“ se sastoji iz jednog modula koji obuhvata četiri nastavne jedinice: Pojam i značaj pisane poslovne komunikacije, Pravila pisane komunikacije, Oblikovanje poslovnih dokumenata i Struktura poslovnog pisma. U prvoj nastavnoj jedinici  biće ukazano na značaj poslovne komunikacije u svakodnevnom poslovanju. Konstantne promene koje se dešavaju oko nas menjaju načine rada i poslovanja, pri tome postavljajući zahtev za savladavanje i unapređenje veština komunikacije. U drugoj nastavnoj jedinici biće ukazano na pravila pisanih poruka, izgled, sadržaj i značajne elemente poslovnog pisma. Objašnjeno je od čega je sastavljena uspešna pisana poruka, kako treba pisati razumljivo i osigurati dobijanje odgovora. Takođe, predstavljene su najčešće greške i saveti za pisanje poslovnog pisma. U sledećoj nastavnoj jedinici biće ukazano na sve značajne aspekte oblikovanja poslovnog pisma. Svaka prepiska treba da bude sažeta i jasna, ispravna, ali i učtiva. Strukturira se u nekoliko paragrafa, od kojih prvi treba da sadrži glavne informacije, sledeći potpuno objašnjenje i obrazloženje navedenih podataka, a poslednji paragraf treba jasno da iskaže naša očekivanja. I na samom kraju, u četvrtoj nastavnoj jedinici biće predstavljeni najznačajniji elementi koje bi trebalo da sadrži svako poslovno pismo. Biće ukazano na strukturu i sadržaj motivacionog i propratnog pisma. Iako je 21. vek doba elektronske komunikacije, klasično poslovno pismo nije u potpunosti izgubilo na značaju. Poslovno pismo i imejl treba međusobno da se dopunjuju, jer su slabosti jednog najčešće prednosti onog drugog. Na kursu ćete usavršiti veštine pisane poslovne komunikacije i naučiti kako da jasno izrazite svoje mišljenje kroz pisanu reč. Upoznaćete se sa sadržinom, tehnikama, formama i najznačajnijim pravilima pisane poslovne komunikacije. Otkrićete šta znači ubedljivost pisane reči, kao i koji je značaj veštine pisane komunikacije za napredovanje u poslu. Biće izneti brojni saveti, ali i najčešće greške na koje bi trebalo obratiti pažnju i na taj način uspešno ovladati poslovnom korespondencijom.

Cilj kursa je unapređenje kulture pismenog izražavanja, usvajanje pisanih modela i komunikacijskih pravila radi lakšeg i efikasnijeg izvršavanja profesionalnih obaveza. Kako se pisana komunikacija neprestano koristi u svakodnevnom poslovanju, cilj kursa je da polaznike nauči ovoj veštini i time ih učini konkurentnijim na tržištu rada.

Kurs će vam odgovoriti na pitanja

Kakvi tipovi komunikacije postoje u poslovnom svetu?

Postoji nekoliko tipova komunikacije u poslovnom svetu.

• Prvi tip komunikacije predstavlja primanje i davanje instrukcija koje uključuje efektivno delegiranje zadataka jedne osobe drugoj osobi. Najveći problemi u poslu nastaju upravo zbog grešaka nastalih na ovom području.
• Drugi tip komunikacije predstavlja deljenje informacija i raspravljanje o njima, što uključuje i obučavanje ljudi za određene zadatke. Nedovoljno dobra komunikacija u ovom segmentu izaziva nepodobno izvršavanje zadataka ili njihovo neizvršavanje.
• Treći tip komunikacije predstavlja davanje povratnog odgovora, feedbacka, tačnije korekcija ljudi koji su dužni da podnose izveštaj da bi dobili znanje i oruđa putem kojih će bolje obavljati svoj posao. Sposobnost davanja dobrog feedbacka je ključna disciplina u poslovanju.
• Četvrti tip komunikacije bavi se rešavanjem problema i donošenjem odluka o organizovanju sastanaka i diskusija. Ovaj oblik komunikacije predstavlja najvažniji oblik u poslovnoj komunikaciji.

Kakve forme pisma postoje?

Postoje četiri forme pisma:

• Blok forma – Pisanje u blok formi prvenstveno podrazumeva da pasusi počinju u istoj ravni i da se između pasusa pravi red razmaka. I podaci primaoca i ostali delovi pisma takođe su poravnati sa osnovnim sadržajem pisma.
• Zupčasta forma – Nasuprot prethodnoj, u zupčastoj formi se pasusi ne razdvajaju redom razmaka, nego se nastavljaju odmah jedan ispod drugog. Pasusi se razlikuju po tome što se početak svakog od njih malo uvlači. Podaci se ovde mogu ispisati u sredini strane, poput naslova. Vaš potpis, odnosno potpis pošiljaoca se navodi u desnom delu strane.
• Kombinovana forma – Pismo u ovoj formi se sastavlja isto kao u blok formi, osim što se podaci primaoca i potpis pošiljaoca stavljaju u desni deo strane.
• Slobodna forma – Generalno, nije neophodno da se u potpunosti pridržavate svih pravila forme pisama. Raspored nekih elemenata malo možete i da menjate, sve dok ne narušavate jasnoću odvajanja pasusa, sadržajnost, preglednost i urednost pisma, odnosno dokle god su svi neophodni elementi na broju i dokle god je na prvi pogled uočljivo ko piše kome, koja je osnovna svrha pisma, kada je pisano i da li ga prati dodatna dokumentacija. 

Šta je propratno pismo?

Kako mu samo ime kaže, propratno pismo ili Cover Letter propratni je dokument koji se šalje zajedno sa poslovnom biografijom i inicira korespondenciju između pošiljaoca i primaoca. Trebalo bi uvek da prati biografiju, tj. CV, kada se šalje kao prijava za posao. Iako nekada ne stoji eksplicitno navedeno da je potrebno poslati propratno pismo, ono je sastavni element biografije i govori o profesionalnosti i ozbiljnosti onoga koji se prijavljuje na određenu poziciju.

Kao inicijalno sredstvo komunikacije, propratno pismo ostavlja prvi utisak o kandidatu i usmerava čitaočevu pažnju na kandidata, njegove kvalifikacije. Sa druge strane, loše napisano propratno pismo ostavlja loš utisak i stvara negativan odnos potencijalnog poslodavca prema onome ko se prijavljuje. Propratno pismo može biti vaš dodatni kvalitet, koji možete i ne morate iskoristiti. Ovo je prilika da sebe dodatno predstavite na dobar način, kao osobu koja zna da artikuliše i prezentuje svoje kvalitete i uvaži potrebe poslodavca.

Koji su elementi pisma?

Adresant – pošiljalac pisma

Podaci pošiljaoca se uvek prvi pišu u pismu. Oni mogu biti već biti uneti u zaglavlju, kao memorandum kompanije, ili se mogu otkucati (naziv ili ime pošiljaoca, adresa i mesto, telefon, faks, imejl, web adresa ili drugi bitni podaci). Zaglavlje treba da sadrži: podatke o pošiljaocu: naziv kompanije, delatnost, ulicu, broj, mesto, broj telefona i telefaksa, broj žiro računa, zaštitni znak. Zaglavlje se piše u vrhu poslovnog pisma, najčešće na sredini, tako da je upadljivo.

Adresat – primalac pisma (osoba, organizacija, kompanija...)

Ispod podataka o pošiljaocu se uvek naznačuju podaci primaoca – naziv organizacije i eventualno ime osobe kojoj je pismo upućeno, adresa i mesto.

Mesto i datum pisanja

Mesto i datum pisanja se obavezno naznačavaju u poslovnom pismu. Obično se piše u gornjem desnom uglu, ali se može staviti i u donjem levom. Datum je od značaja jer se time ustanovljava kada je poslovna obaveza nastala.

Pozivni znakovi (oznake) su u funkciji lakšeg razvrstavanja pošte. To mogu biti inicijali osobe ili odeljenja kompanije kojoj je pismo napisano.

Oslovljavanje primaoca

Ako pišete konkretnoj osobi, pismo započnite sa Poštovani gospodine XY, ili Poštovana gospođo XY. Ukoliko ne znate ime osobe kojoj pišete, stavite samo Poštovani. Ukoliko već poznajete osobu kojoj se obraćate i imate sa njom prisniji odnos, oslovljavanje može biti neformalnije, Dragi gospodine XY ili Draga Sanja i slično.

Telo pisma i pozdrav

U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog pisanja, a u ostatku pisma dajte relevantne informacije o temi pisma.

Sadržaj pisma

Glavni deo pisma kojim se daje poslovna informacija. Takođe ima uobičajenu formu:

• početak ili otvaranje pisma,
• uvođenje u poruku (kratko i racionalno), pozivanje na ranije dopisivanje, poslovnu vezu, telefonski razgovor, oglas i slično,
• poruka – srž pisma u kojem se obrazlaže razlog obraćanja.

Završni deo pisma:

Zaokruživanje poruke, s naglašenim optimizmom i željom za daljom saradnjom, u poslednjem pasusu se obično iznose očekivanja za neku dalju akciju po pitanju teme pisma.

Potpis pošiljaoca

Predstavlja sastavni deo pisma koji pismu daje značenje službenog dokumenta. Poslovno pismo potpisuje ovlašćeno lice koje zastupa kompaniju (direktor ili vlasnik). Potpis se sastoji od naziva kompanije, ličnog potpisa i otkucanog imena i prezimena ovlašćenog lica s titulom. Ako poslovno pismo potpisuju dve osobe, onda se osoba višeg ranga potpisuje sa desne strane, a osoba nižeg ranga sa leve strane.

Ne zaboravite da se na kraju pisma obavezno potpišete, a uz potpis otkucajte i puno ime i prezime, i, ukoliko je potrebno, i funkciju ili zvanje.

Plan i program predavanja

Modul 1 – Efektivne tehnike pisanja

1. Pojam i značaj pisane poslovne komunikacije

• Pisanje je jedna od najvažnijih poslovnih veština
• Odlike pisane poslovne komunikacije

2. Pravila pisane komunikacije 

• Kako treba pisati poslovno pismo (preporuke i saveti) 
• Kriterijumi i zahtevi za poslovno pismo/memorandum
• Najčešće greške u pisanju dokumenta 

3. Oblikovanje poslovnih dokumenata 

• Elektronska prepiska
• Poslovno pismo
• Email
• Kako se email razlikuje od klasičnih papirnih pisama
• Telefaks
• Web
• Chat
• Forum

4. Struktura poslovnih pisama 

• Prednosti klasičnog poslovnog pisma i elektronske forme
• Forme pisma
• Elementi pisma
• Oblici pisanih dokumenata
• Propratno i motivaciono pismo