Poslovna korespondencija - jezička i pravopisna pravila

U kojim god krugovima društva da se krećete, svuda postoje određena pravila ponašanja. Ta pravila poštuje većina članova društva i ona nam govore dosta toga o ljudima. Društvo je jedna od najopštijih kategorija s kojima se srećemo, a jedna od potkategorija je i svet poslovanja sa svojim pravilima.

Savremeno društvo nam olakšava komunikaciju, koja se sada odvija mnogo brže nego ranije.

Ostvarivali mi kontakte poštanskim pismom, telefonom, faksom, imejlom itd., koristićemo reči, rečenice, upotrebljavaćemo interpunkcijske znake, povezivaćemo to sve u jednu skladnu smislenu i logičku celinu (barem bi tako trebalo). U poslovnom svetu, poslovna korespondencija i poštovanje njenih pravila vrlo su važni.

Veoma loš utisak ostavlja osoba koja se ne izražava pravilno, tj. shodno svom položaju, jer to ume da bude od presudne važnosti u svakoj situaciji.

I samo javljanje sekretarice na telefon uz reči „Kompanija XY, izvolite”, ili samo „Izvolite” mogu ostaviti drugačiji utisak u odnosu na javljanje na poziv uz jedno „Da?” Predstavljanje firme koja je pozvana telefonskim putem uz „Izvolite” mnogo lepše zvuči i daje sliku ozbiljne firme koja poznaje kodeks ponašanja.

Šta je poslovna korespondencija?

Poslovna korespondencija podrazumeva korespondenciju, to jest dopisivanje između poslovnih subjekata. Kako bi se poslovna korespondencija odvijala na odgovarajući način, potrebno je adekvatno poznavanje pravopisnih pravila, kao i jezika uopšte.

Upotreba žargona se izbegava u poslovnoj korespondenciji, a obavezno je poznavanje formi pisanja poslovnih pisama i specifičnosti korespondencije u elektronskoj komunikaciji.

Prvo na čemu se insistira jeste gramatička i pravopisna tačnost. Naime, ispravno strukturirane rečenice koje poštuju pravila jezika osiguravaju da poruka bude shvaćena na pravi način, bez prostora za pogrešne interpretacije. Osim toga, profesionalnost se ogleda u izbegavanju žargona, čime tekst ostaje u formalnim granicama, relevantnim za poslovno okruženje.

Važnost poslovne korespondencije

Poslovna korespondencija ima presudnu ulogu u svakodnevnom funkcionisanju i dugoročnom uspehu kompanija. Ovo su neki od razloga zašto je poslovna korespondencija toliko važna.

• Profesionalna komunikacija – Kroz formalnu korespondenciju kompanije pokazuju svoj profesionalizam i posvećenost standardima. Bilo da se radi o internim memorandumima ili eksternim pismima, profesionalna komunikacija ojačava ugled organizacije.
• Efikasna razmena informacija – Poslovna korespondencija omogućava brzu i jasnu razmenu informacija. Organizacije se oslanjaju na pisanu komunikaciju da bi efikasno prenele bitne informacije, uputstva ili odluke svim zainteresovanim stranama.
• Pravna dokumentacija – Pisani tragovi komunikacije mogu služiti kao pravna dokumentacija. U slučaju nesporazuma ili sporova, korespondencija može biti ključna u pružanju neophodnih dokaza o prethodnim dogovorima ili komunikacijama.
• Izgradnja odnosa – Redovna komunikacija sa klijentima, partnerima i dobavljačima pomaže u izgradnji i održavanju pozitivnih poslovnih odnosa. To uključuje obaveštenja o novim proizvodima, promocijama, zahvalnice, čestitke i druge oblike komunikacije koji doprinose jačanju veza.
• Marketinške strategije – Kroz poslovnu korespondenciju kompanije mogu promovisati svoje proizvode i usluge. Imejl-kampanje, reklamna pisma ili personalizovane prodajne ponude predstavljaju efikasne metode za privlačenje i zadržavanje klijenata.
• Univerzalna primena – U doba globalizacije, sposobnost efikasnog komuniciranja preko granica od neprocenjivog je značaja. Poslovna korespondencija olakšava globalnu komunikaciju, omogućavajući kompanijama da održavaju jasnu i doslednu komunikaciju bez obzira na geografske udaljenosti.
• Unapređenje internog funkcionisanja – Efikasna interna korespondencija je važna za glatko funkcionisanje svake organizacije. Ona omogućava bolju koordinaciju između različitih odeljenja, pruža jasne smernice i ažurirane informacije svim članovima tima.

Tipovi poslovne korespondencije

Pojam poslovne korespodencije razlikuje nekoliko tipova. To su:

• Interna korespondencija – Odnosi se na korespondenciju između pojedinaca, odeljenja ili filijala iste organizacije. Ovo uključuje memorandume, interna obaveštenja, izveštaje, direktive i druge komunikacije koje olakšavaju svakodnevno poslovanje i osiguravaju da svi članovi organizacije budu obavešteni o svemu i da ne dođe do nesporazuma zbog različitih interpretacija istih pojmova;
• Eksterna korespondencija – Ovo podrazumeva komunikaciju između organizacije i spoljnih entiteta kao što su klijenti, dobavljači, partneri, regulatorni organi itd. Primeri uključuju poslovna pisma, upite, ponude, ugovore, zahteve za podršku, kao i bilo koju drugu komunikaciju koja se odvija između organizacije i njenih eksternih saradnika;
• Rutinska korespondencija – Uključuje standardizovane oblike komunikacije koji se koriste za svakodnevne operacije. To mogu biti redovna obaveštenja, rutinske provere, obaveštenja o plaćanju i slični dokumenti koji podržavaju uobičajene poslovne procese;
• Prodajna korespondencija – Fokusira se na svu komunikaciju čiji je cilj promocija prodaje proizvoda ili usluga. Uključuje prodajna pisma, marketinški materijal, ponude, prigovore i povratne informacije od klijenata i slično;
• Personalizovana korespondencija – Odnosi se na komunikaciju koja je prilagođena specifičnim primaocima i obično ima topliji, ličniji ton. To može uključivati zahvalnice, čestitke, saučešće, ili čak personalizovane prodajne ponude;
• Cirkulari – Ovi dokumenti su namenjeni širokoj distribuciji u organizaciji ili van organizacije i obično sadrže informacije važne za sve primaoce. Cirkulari se često koriste za obaveštenja o promenama u politici kompanije, uvođenje novih procedura ili bilo koje druge informacije koje su relevantne za veću grupu ljudi.

Važnost pravopisa u poslovnoj korespondenciji

U razmatranju teme poslovne korespondencije, naglasak nije isključivo na strukturi poslovnog pisma ili formalnog mejla, već se posebna pažnja posvećuje važnosti pravopisa i gramatike. Iako struktura igra značajnu ulogu i neophodno je održati preglednost pisma, uključujući elemente kao što su pošiljalac, primalac, predmet, tekst, prilozi i potpis, treba napomenuti da su tekstualni procesori već opremljeni brojnim šablonima za to.

Štaviše, većina preduzeća standardno koristi memorandum, čineći taj segment zadatka znatno lakšim za realizaciju. Ipak, suštinski značaj pravopisnih i gramatičkih pravila ostaje primaran, jer doprinosi jasnoći komunikacije i utisku profesionalnosti svake poslovne interakcije.

Prema istraživanju firme UK Royal Mail, šefovi su rekli da neće uspostavljati poslovnu saradnju sa firmama čija korespondencija ima pravopisnih nepravilnosti. Izračunato je da loše veštine pisanja kompaniju mogu koštati dve milijarde funti u izgubljenim ugovorima, naravno, po britanskom standardu.

Interpunkcijski znaci

Interpukcijski znaci nisu samo stilski elementi pisanja, oni su ključni za prenošenje tačnog značenja i tona poruke u poslovnoj korespondenciji. Pravilna upotreba interpunkcije osigurava da vaše poruke budu jasne, profesionalne i bez dvosmislenosti.

Ovde ćemo spomenuti samo kako se u kucanju odvajaju interpunkcijski znakovi. Oni se u daktilografskim predmetima u srednjim školama uče, ali nije naodmet da nešto od toga i pomenemo (nisu svi imali poslovnu korespondenciju).

Iz teksta se može videti da posle tačke, zapete, dve tačke, tačke zapete, pre otvorenih i posle zatvorenih navodnika, pre otvorene i posle zatvorene zagrade ide razmak.

Rečce „ne” i „li” obavezno moraju biti odvojene razmakom i pre i posle njih. Izuzeci (nikako izuzetci): neću, nisam, nemoj, nemam.

Interpunkcijski znaci su od suštinskog značaja za jasnoću i preciznost poruke, posebno u poslovnoj komunikaciji.

Glasovne promene

Treba obratiti pažnju na jednačenje suglasnika po zvučnosti. Ovaj proces podrazumeva prilagođavanje zvučnosti suglasnika u skladu sa okolnim glasovima u reči, čime se postiže harmoničnost izgovora. Međutim, primena ovog pravila često može biti izazovna zbog brojnih izuzetaka koji su karakteristični za srpski jezički sistem.

Jedan od čestih primera gde se ova pravila konkretno primenjuju, a gde postoji niz izuzetaka, jesu reči koje počinju prefiksima kao što su „pred-” i „pret-”. U srpskom jeziku, prefiks „pred-” se koristi bez promene suglasnika u rečima kao što su „predsednik” i „predsoblje”, gde suglasnik ostaje „gluv” i pored toga što bi po pravilu zvučnosti moglo da se očekuje njegovo jednačenje u „pretsednik” ili „pretsoblje”. Ovo je jedan od izuzetaka i primer u kome standardni jezik ne sledi opšte pravilo zvučnosti.

Pogledaj sve tekstove u Bazi znanja »	Pogledaj tekstove u ovoj kategoriji »
Možda bi Vas ovi članci interesovali
Upravljanje odnosima sa kupcima – CRM sistem	Kultura usluge prema kupcima - customer service
7 strategija koje će vam pomoći da se napravi dobra prezentacija	Tehnike za donošenje odluka

Interesuje vas ova oblast?

Postanite i vi stručnjak pohađanjem BusinessAcademy programa: Menadžment ljudskih resursa i Odnosi s javnošću.