Kurs Upravljanje komunikacijama na projektu

Upravljanje komunikacijama na projektu je od izuzetne važnosti za realizaciju projekta. To je proces koji osigurava protok ključnih informacija između svih učesnika (internih i eksterni) u procesu komunikacije. Smatra se da je postojanje plana za deljenje informacija tokom životnog ciklusa projekta neophodno kako bi se projekat uspešno izvršio, pa se samim tim posvećuje posebna pažnja njegovom planiranju. Kada se plan upravljanja komunikacijama na projektima kreira i odobri, posao menadžera je da osigura njegovo uspešno sprovođenje, kao i redovno ažuriranje i revidiranje usled svih promena koje se mogu zadesiti za vreme realizacije projekta.

Projektni menadžeri troše 60–90% svog vremena na komunikaciju sa ostalim učesnicima projekta kako bi propratili da li se sve odvija po planu. Komunikacija je uspešna ukoliko svi aktivno učestvuju u njoj. Kada komunikaciona strategija ne funkcioniše na način na koji bi trebalo, to će imati uticaj na kvalitet obavljenog posla. Neki od razloga za neuspeh mogu biti neadekvatno planiranje (ukoliko se odgovarajuća strategija komuniciranja ne isplanira, velika je verovatnoća da će uslediti negativan scenario gde su se pogrešni kanali komunikacije koristili u pogrešno vreme) ili na primer nedostatak transparentnosti (dešava se kada svi članovi tima nisu dovoljno informisani o napretku projekta i njegovom toku, te nastaje prazan hod u komunikaciji).

Opis i cilj kursa Upravljanje komunikacijama na projektu

Kurs Upravljanje komunikacijama na projektu se sastoji od jednog modula kojim je obuhvaćeno šest nastavnih jedinica. U prvoj nastavnoj jedinici, koja nosi naziv Elementi, model i faze procesa komunikacije na projektu, prikazuju se osnovni elementi, modeli i faze procesa komunikacije na projektu, dok se u narednoj lekciji, Potprocesi i učesnici u upravljanju komunikacijama na projektu, objašnjavaju potprocesi i učesnici koji se javljaju u procesu upravljanja komunikacijama. U sledećoj nastavnoj jedinici, Uloga projektnog menadžera kao glavnog komunikatora, opisuju se njegovi zadaci i veštine koje treba da poseduje. Generalno gledano, poslovi i zadaci projektnog menadžera svode se na planiranje, organizovanje, odabir članova, vođenje i kontrolu projektnog tima. U četvrtoj nastavnoj jedinici, Načini komuniciranja u procesu upravljanja projektima, biće predstavljeni mogući načini komuniciranja među stranama koje učestvuju u realizaciji projekta, kao i prednosti i nedostaci svakoga od njih. U lekciji koja zatim sledi biće objašnjen plan i razvoj plana komunikacija na projektu. U procesu planiranja komunikacija, glavni komunikatori na projektu moraju imati definisanu strategiju po kojoj će pre početka komunikacije, odnosno pre faze planiranja, organizovanja i realizacije projekta, napraviti plan komunikacije. U poslednjoj nastavnoj jedinici u okviru ovog kursa posebno se obrađuje Strategija planiranja komunikacije na projektu, što je ujedno i naziv ove lekcije.

Cilj kursa je da se polaznici upoznaju sa kompletnim procesom upravljanja komunikacijama na projektu, sa time koliko je ovaj proces kompleksan i kakvu organizaciju zahteva. Sadržaj kursa pomoći će polazniku da ovlada veštinama dobre komunikacije u radu sa timom i velikim brojem učesnika u komunikaciji koji se mogu pojaviti na projektu. Nakon kursa polaznici će znati da prepoznaju sve zainteresovane strane (stejkholdere) u okviru projekta. Znanja koja će steći pomoći će im da u procesu planiranja, organizovanja i realizacije projekta sa lakoćom prođu kroz sve navedene faze projekta, uz kvalitetnu komunikaciju sa svim učesnicima koji se u njima pojavljuju sa svojim informacionim i komunikacionim potrebama. Polaznik će naučiti šta treba da sadrži dobra komunikaciona strategija na projektu, kako da napravi i razvija plan komunikacije na projektu i kako da uspešnom komunikacijom stigne do uspešno realizovanog projekta.

Kurs Upravljanje komunikacijama na projektu će vam odgovoriti na pitanja:

1. Kako definišemo komunikaciju na projektu?

Komunikaciju na projektu definišemo kao proces razmene informacija, mišljenja ili odluka između primaoca i pošiljaoca koji su učesnici na projektu, čiji je ishod pozitivni rezultat povećanja efikasnosti u funkcionisanju bar jednog od njih. U procesu komunikacije na projektu može da učestvuje i više aktera, pa se u poslednje vreme i u okviru projektnog menadžmenta koriste tehnike i sredstva masovne komunikacije kao što su novine, bilteni, bilbordi u štampanim medijima, a internet, televizija i radio u elektronskim medijima. Vrlo često u procesu komunikacije, za vreme trajanja projekta, dolazi do promene načina delovanja ili ponašanja svih aktera i do usklađenijeg delovanja, pa se komunikacija smatra osnovnim sredstvom koordinacije. U projektu se mogu koristiti i formalni modeli komunikacije u koje se ubrajaju naređivanje i izveštavanje, sastanci i formalni dokumenti kao što su planovi, normativi, pravilnici o radu i drugo.

2. Koje veštine i uloge poseduje uspešan projektni menadžer?

Projektni menadžer poseduje određene veštine koje mu omogućavaju da upravlja procesom komunikacije na projektu. Tu se pre svega misli na sledeće sposobnosti: vešt u zapažanju, brz prilikom donošenja zaključaka, ume da neguje međuljudske odnose i da pažljivo sasluša svog sagovornika.

Projektni menadžer u projektnom timu ima višestruku ulogu. On je:

• glavni komunikator – prima, analizira i bira potrebne informacije koje dalje distribuira članovima tima i onim učesnicima kojima su neophodne za obavljanje zadataka i poslova;
• pregovarač (medijator) – obavlja integraciju i koordinaciju među postavljenim zahtevima, odnosno interesima projektnog tima i njihovih stvarnih potreba;
• vođa projektnog tima – radi na upravljanju izvođenjem poslova i procesa na projektu, usklađuje i usmerava ljudske i druge resurse, rešava probleme i konflikte i daje naloge radi efikasnog završetka poslova;
• donosilac odluka – koristi svoja ovlašćenja u upravljanju;
• kreator atmosfere u timu kojim rukovodi kako bi članovi bili motivisani, a zadaci uspešno realizovani.

3. Šta uključuju strategija i plan komunikacije na projektu?

Pre početka planiranja komunikacija, glavni komunikatori na projektu treba da imaju formulisanu strategiju koja će im omogućiti da pravilno naprave plan komunikacije. Strategija se donosi na osnovu proračuna više faktora, koji uključuju sve pozitivne i negativne aspekte koji se mogu javiti u procesu planiranja komunikacije.

Plan komunikacije na projektu uključuje informacije potrebne za uspešno upravljanje svim fazama na projektu, a to podrazumeva sledeće:

• kratko predstavljanje projekta (brief introduction), koje treba da odgovori na pitanje zašto je potrebno imati plan komunikacije na projektu;
• listu učesnika na projektu (sponzora, investitora, menadžera na projektu, članova projektnog tima i ostalih ključnih interesnih grupa);
• metode komunikacije koje će biti korišćene, uključujući i formalne sastanke koji će biti održani;
• informacije o izveštavanju na projektu i odgovore na pitanja kako će informacije o izvođenju projekta biti distribuirane do internih i eksternih stejkholdera na projektu;
• analizu stejkholdera – svih zainteresovanih strana;
• komunikacionu matricu – ovaj alat se koristi u traganju za različitim mogućnostima izvođenja projekta po pojedinačnim komponentama projekta.

Plan i program kursa Upravljanje komunikacijama na projektu

1. Elementi, model i faze procesa komunikacije na projektu

• Elementi procesa komunikacije na projektu 
• Model procesa komunikacije na projektu
• Potprocesi ili faze procesa komunikacije na projektu 

2. Potprocesi i učesnici u upravljanju komunikacijama na projektu

• Upravljanje komunikacijama kroz različite potprocese 
• Učesnici procesa upravljanja komunikacijama na projektu 

3. Uloga projektnog menadžera kao glavnog komunikatora

• Veštine potrebne za kvalitetnu komunikaciju

4. Načini komuniciranja u procesu upravljanju projektima

• Komunikacioni kanal
• Fizički kontakti, sastanci, korespondencija, moderne tehnologije

5. Plan i razvoj plana komunikacije na projektu

• Plan komunikacija

6. Strategija planiranja komunikacija na projektu

• Strategije komunikacije