Uspešno vođenje sastanaka

Poslovni sastanci predstavljaju veoma važan deo ukupnog poslovnog života. Loše upravljanje poslovnim sastancima može imati pogubne efekte na ukupnu poslovnu uspešnost organizacije i može negativno uticati na upravljanje vremenom i stepen organizovanosti u organizaciji, na međuljudske odnose i, na kraju, na donošenje poslovnih odluka. Svrsishodni sastanci doprinose većoj efikasnosti i efektivnosti organizacije, istovremeno skraćujući vreme utrošeno na sastanke. Koliko puta vam se dogodilo da satima sedite u neudobnoj stolici na takozvanom sastanku, a da pritom nemate predstavu o čemu se tu zapravo radi?

Na kursu će polaznici naučiti veštinu uspešnog vođenja poslovnih sastanaka i upravljanja organizacijom, koja je veoma bitna za današnje poslovanje. Sastanci su neophodni da bi se problemi raspravili i rešili, kao i da bi se donele ispravne odluke. Usvajanjem tehnika planiranja, organizovanja i vođenja sastanaka mogu se značajno povećati njihova delotvornost, korisnost i zadovoljstvo učesnika, a pohađanjem ovog kursa imate priliku da to i savladate.

Veštine pripremanja i uspešnog vođenja sastanka je neizostavna stavka u poslovnom svetu. Priprema materijala i obezbeđivanje tehničkih uslova su bitni preduslovi za realizovanje sastanaka. Zatim sledi sastanak koji treba da traje umerneo i drži pažnju svima. Najvažniju ulogu ima predsedavajući koji mora u potpunosti biti upoznat sa problematikom o kojoj se raspravlja.

Opis i cilj kursa Uspešno vođenje sastanaka

Kurs Uspešno vođenje sastanaka se sastoji od jednog modula i pet nastavnih jedinica. Na početku kursa se obrađuju planiranje i priprema sastanka sa ciljem utvrđivanja razloga održavanja sastanka i radnji koje se moraju obaviti kako bi sastanak bio uspešno realizovan. U ovom procesu važno je da planirane i definisane tačke dovedu do ispunjenja postavljenih ciljeva sastanka, da se sastanak odvija brzo i efikasno i da tok sastanka bude jasno usmeren, bez nepotrebnih skretanja sa teme. Reći ćemo, takođe, više reči i o izboru učesnika, tj. pravilnom donošenju odluka i popratnim radnjama tog procesa (poput prosleđivanja usmenog i pismenog poziva na sastanak).

Bavićemo se i razvojem agende sastanka, koja predstavlja listu tema koje treba da se obrade na sastanku. U prvoj nastavnoj jedinici možete pronaći i neke savete za redosled tema u agendi kako ne biste pali u zamku pravljenja nepotrebno kratkih i nejasnih agendi. Organizatori sastanka ne treba da se plaše slanja opširnih agendi koje sadrže detaljne informacije o pitanjima o kojima će se na sastanku raspravljati, jer su oni pokazatelj dobre analize i pripreme, čime se u značajnoj meri učesnicima može olakšati rad na sastanku.

U jednoj od nastavnih jedinica ćemo opisati zaključivanje i zatvaranje sastanka na pravi način. Ukazaćemo na način na koji treba da se obavi sumiranje ključnih tačaka, odluka, akcija i zadataka, kao i na evaluaciju sastanka. S obzirom na svakodnevni razvoj tehnologije, virtuelni sastanci dobijaju na značaju i omogućavaju komunikaciju učesnicima koji nisu fizički u jednoj prostoriji, pa ćemo posebnu pažnju posvetiti i obrađivanju te oblasti. 

Osnovni cilj kursa je da nauči polaznike da sastanke učine kraćim, produktivnijim i sadržajnijim. Polaznici će dobiti smernice za dobru pripremu i strukturiranje sastanka, kao i za aktivno učestvovanje u radu svih prisutnih. Posle uspešno završenog kursa polaznici će imati potpuni pregled obaveznih elemenata svakog sastanka te će olakšano savladati veštinu generisanja ideja, veštine pregovaranja, rešavanja problema, donošenja odluka, što će uticati na uspešno vođenje sastanaka.

Kurs Uspešno vođenje sastanaka će vam odgovoriti na pitanja:

Koje procese podrazumeva realizacija sastanka?

• Faza pripreme – utvrđuje se neophodnost održavanja sastanka. Na primer, neki od ključnih razloga za održavanje sastanka su: podnošenje izveštaja od strane učesnika sastanka, donošenje odluka i njihova zajednička procena, potreba za suočavanjem različitih gledišta itd.
• Faza planiranja – ukoliko procenite da je sazivanje sastanka neophodno, prelazi se na planiranje samog sastanka. Prilikom planiranja neophodno je da obezbedite odgovor na sledeća pitanja: šta je ključna tema sastanka, koje ciljeve želimo da postignemo, koje se sve pripremne radnje moraju obaviti i šta treba da bude krajnji efekat koji će se ostvariti sastankom. Preventivnim i proaktivnim planiranjem sastanaka može se izbeći mnogo negativnih efekata koje sa sobom nose neproduktivni i neefikasni sastanci. 
• Izbor učesnika – tokom ovog procesa donosi se odluka ko će učestvovati tokom sastanka, a to prevashodno zavisi od toga šta se želi postići sastankom. Prilikom odlučivanja o učesnicima, osoba koja organizuje sastanak nikada ne sme da se osloni samo na svoju procenu neophodnosti nečijeg prisustva. Uvek treba pitati još nekoliko osoba o tome šta oni misle o spisku potencijalnih učesnika sastanka, kao i o eventualnim sugestijama da se na sastanak pozovu još neki učesnici.
• Razvoj agende sastanka – agenda sastanka predstavlja listu tema o kojima će se raspravljati na sastanku. Obično se šalje zajedno sa obaveštenjem o sastanku. Agenda sastanka trebalo bi da ima celine, a one su: osnovne informacije, svrha sastanka i tok sastanka.

Koja je uloga facilitatora na sastanku?

Facilitator je osoba koja vodi sastanak i ima obavezu da postavljanjem pitanja motiviše učešće mirnijih i povučenijih učesnika sastanka, ali i da svojim intervencijama spreči da celim tokom sastanka dominiraju komunikativniji i bučniji učesnici. Facilitator mora u svakom trenutku biti spreman da iskoristi svoju mogućnost da kontroliše tok sastanka kako bi mogao da dominira diskusijom i usmeri je u željenom smeru kada se za to ukaže prilika. Prilikom iznošenja primedaba facilitator treba da bude veoma pažljiv. On mora da pokuša da izbegne zamku da nešto što je izrečeno shvati lično i ni u kom slučaju ne sme da dozvoli da se ceo tok sastanka prenese na lični nivo. Informacije koje mogu biti od značaja za dalji tok diskusije facilitator bi trebalo da saopšti odmah, odnosno čim proceni da se za tim ukazala potreba.

Koje su prednosti i nedostaci virtuelnih sastanaka?

Jedna od prednosti koja se prva ističe kada je reč o virtuelnim sastancima jeste to što oni manje koštaju od tradicionalnih sastanaka. Ne postoje troškovi putovanja, troškovi smeštaja i iznajmljivanja prostorije za sastanke. Ovim sastancima učesnici mogu prisustvovati iz svoje kuće i kancelarije, ostajući na mestu na kome se osećaju prijatno i udobno. Ukoliko sastanak ne počne u tačno zakazano vreme, dok čekaju, učesnici mogu raditi na drugim stvarima i tako smanjiti veliko gubljenje vremena, što bi bio slučaj sa tradicionalnim sastankom. Na virtuelnim sastancima manje je digresija, učesnici su efikasniji i fokusiraniji. Organizovanje ovih sastanaka je najpogodnije kada je potrebno doneti jednostavne odluke.

Kada je reč o nedostacima virtuelnih sastanaka, ponekad je teško identifikovati emocije i entuzijazam koji stoje iza neke ideje. U ovakvim okolnostima, bez obzira na temu sastanka, teško je izgraditi timsku atmosferu, sinergiju i zajednički duh. Neophodno je pomenuti i to da elektronska razmena informacija podrazumeva niži nivo sigurnosti i poverljivosti. Iz ovog razloga ljudi su skeptični pri izražavanju svog mišljenja i stavova ili deljenju osetljivih informacija.

Plan i program

Modul 1 – Uspešno vođenje sastanaka

Planiranje i priprema sastanka

• Faza pripreme
• Faza planiranja
• Izbor učesnika
• Razvoj agende sastanka

Upravljanje sastankom

• Vođenje sastanka
• Facilitator

Zatvaranje sastanka i evaluacija

• Sumiranje ključnih tačaka, odluka, akcija i zadataka
• Skica agende sledećeg sastanka
• Izražavanje zahvalnosti
• Evaluacija sastanka

Virtuelni sastanci i organizacija vremena

• Virtuelni sastanci
• Virtuelna konferencija
• Upravljanje vremenom na sastanku

Tehnike za generisanje ideja i vođenje sastanaka

• Šest šešira
• Brainstorming
• Brainwriting

Rešavanje problema i donošenje odluke

• Model problema i model rešenja
• Tehnike za rešavanje problema