Kurs Administrativno i kancelarijsko poslovanje

Osnova za uspešno poslovanje svake organizacije jeste adekvatna organizacija svih sektora, kao i dobro sprovođenje kancelarijskog poslovanja. Kancelarijsko poslovanje podrazumeva pravilno i dobro planiranje radnih zadataka, a jedan od osnovnih preduslova uspešnog kancelarijskog poslovanja jeste kvalitetna poslovna korespondencija. Važne informacije o poslovnoj korespondenciji možete saznati pohađanjem ovog kursa.

Kancelarijsko poslovanje podrazumeva da se posao obavlja kako u organizaciji, odnosno u sedištu kompanije, tako i van nje, na službenim putovanjima. Službeno putovanje je neophodno dobro isplanirati da bi sve išlo po planu i da bismo ostvarili cilj za kojim smo krenuli. Stoga ćemo se u kursu baviti i načinima organizacije putovanja, bila ona u matičnoj zemlji organizacije ili u inostranstvu, navešćemo i podatke koji treba da se upisuju u putni nalog, kao i osnovne elemente jednog putnog računa na kojem se nalaze troškovi zaposlenog u toku trajanja putovanja. 

Neizostavan aspekt administrativnog i kancelarijskog poslovanja su i sastanci, na kojima ljudi komuniciraju o određenoj temi koja se tiče organizacije. Sastanci su mesto na kojima se donose odluke, prikupljaju ideje i rešavaju problemi, stoga je njihovo kvalitetno vođenje presudno za dobre međuljudske odnose u organizaciji, ali i ispravno donošenje poslovnih odluka. Posebnu pažnju u obuci ćemo posvetiti poslovnim sastancima.

Obuka se sastoji od dva modula. Prvi modul nosi naziv „Organizacija kancelarijskog poslovanja”, a drugi „Organizovanje službenih putovanja i poslovnih skupova”. Nastavne jedinice su koncipirane na zanimljiv i koristan način i zasigurno će unaprediti vaša znanja iz ove oblasti.

Opis i cilj kursa Administrativno i kancelarijsko poslovanje

Na samom početku kursa Administrativno i kancelarijsko poslovanje imaćete priliku da pročitate nešto više o korespondenciji, o tome od koje reči je nastala i koja je razlika između poslovne i službene korespondencije. Jasno ćemo navesti koje oblasti obuhvata poslovna, a koje službena komunikacija. Dalje ćemo prema smeru komuniciranja poslovnu komunikaciju podeliti na internu i eksternu. Definisaćemo i pojmove komunikacionog procesa, adresanta ili inicijatora, dekodera, medijatora itd. Službena korespondencija deli se na upravnu (sudsku i vojnu) i diplomatsku, stoga ćemo se i time baviti u sklopu prve nastavne jedinice. 

Veoma je važno znati pojam korespondencije i njen značaj kako bi kroz dalje izlaganje bilo lakše njeno razumevanje i shvatanje njene važnosti u svakoj organizaciji. U drugoj nastavnoj jedinici imaćete priliku da pročitate nešto više o radu sa tekućom poštom i aktima. Predstavićemo proces rada sa poštom i aktima, koji se sastoji od osam koraka: prijem pošte, njeno otvaranje pošte, pregled i raspoređivanje, evidentiranje pošte, dostavljanje akata u rad, razvođenje predmeta i akata, vraćanje predmeta pisarnici i otpremanje, te arhiviranje pošte.

Objasnićemo šta je prijemna kancelarija i koji su osnovni pojmovi službene korespondencije, kao i koji su štampani obrasci koji se koriste u poslovanju. Svaka od ovih tema je usko povezana i sve one zavise jedna od druge, jer su sve preduslov za pravilno obavljanje kancelarijskog poslovanja. Treća nastavna jedinica se bavi organizacijom službenih putovanja unutar kompanije. Kompanije treba da šalju svoje zaposlene na stručna usavršavanja, jer je to jedan od načina da se prenosi znanje u kompaniji i poveća njena efikasnost i efektivnost. Organizovanje sastanaka, sednica i skupa je tema poslednje nastavne jedinice. U njoj ćete moći pročitati i više o razlozima održavanja sastanka, podelama i vrstama, kao i o njihovom organizovanju i vođenju.

Cilj ovog kursa jeste da se polaznici upoznaju sa pojmom i značajem poslovne korespondencije i da shvate njen značaj za organizaciju koja želi da opstane na tržištu. Polaznici će moći da se upoznaju sa radom pisarnice, sa procesima prijema i skladištenja pošte i njenom ulogom u komunikaciji između sektora, načinima organizovanja službenih putovanja, sastanaka itd.

Kurs će vam odgovoriti na pitanja:

Šta predstavlja pojam poslovne korespondencije?

Jedan od osnovnih preduslova uspešnog kancelarijskog poslovanja jeste kvalitetna poslovna korespondencija. Poslovna korespondencija ima važnu ulogu u poslovnom svetu i ključnu ulogu u komunikaciji sa poslovnim partnerima. Reč korespondencija potiče od latinske reči correspodentia i znači odgovaranje, pisanje pisama i prepiska. Pod pojmom poslovne komunikacije sa stanovišta načina komuniciranja podrazumeva se verbalno (pisano i usmeno), kao i neverbalno komuniciranje (pogled, pokret ruke, stav tela, grimasa lica), dok se poslovna korespondencija posmatra samo kao pisano komuniciranje.

Pojam korespondencija obuhvata pisanje poslovnih pisama, pisanje raznih saopštenja i njihovu razmenu između učesnika u pisanom komuniciranju. Korespondencija takođe predstavlja nastavnu disciplinu čiji su cilj i zadatak izučavanje i objašnjavanje pravila i principa pisanja i sastavljanja raznih vrsta korespondentnih sastava i ukazivanje na njihovu sadržinu, formu i stil pisanja.

Za šta se koristi putni račun i koje podatke on sadrži u sebi?

Putni račun je račun na kojem se nalaze upravo troškovi koje je zaposleni imao na službenom putovanju. Praksa je dokazala da je najbolje dostaviti putni račun zajedno sa izveštajem o obavljenom poslu.

Putni račun mora da sadrži sledeće podatke:

• dan i sat polaska,
• vreme povratka,
• broj sati provedenih na putu,
• broj ostvarenih dnevnica,
• iznos novca koji pripada na ime dnevnica,
• troškove prevoza.

Iznos putnog računa može biti manji ili veći od prethodno isplaćenog iznosa novca. Nakon sabiranja svih troškova, od ukupnog zbira odbija se primljena akontacija. Višak akontacije se vraća, a ukoliko je primljeni iznos manji, razlika se isplaćuje naknadno.

Koje su zajedničke osobine svih sastanaka?

Sastanci predstavljaju skupove ljudi koji komuniciraju o određenoj temi koja se tiče organizacije. Kvalitetno vođenje sastanka ima presudan uticaj na razmenu ideja među članovima i na njenu buduću primenu. Organizovanje i održavanje sastanaka utiče na međuljudske odnose u organizaciji, a samim tim i na donošenje poslovnih odluka, koje potom utiču i na uspešnost kompanije. Iako se sastanci razlikuju po vrsti i veličini, postoje karakteristike koje su zajedničke za sve sastanke:

• za sastanak su potrebne najmanje dve osobe;
• svaki sastanak imaju svoju svrhu organizovanja;
• svaki sastanak se vodi u skladu sa pravilima;
• sastanci se održavaju na određenom mestu u određeno vreme;
• učesnici se unapred pozivaju na sastanak kako bi se na vreme upoznali sa temom.

Plan i program predavanja

1. Organizacija kancelarijskog poslovanja

1.1. Kancelarijsko poslovanje – poslovna i službena korespondencija

• Kancelarijsko poslovanje
• Poslovna korespondencija
• Pojam, vrste i oblici poslovne komunikacije
• Interna komunikacija
• Eksterna komunikacija
• Službena korespondencija

1.2. Tekuća pošta, akti i štampani obrasci

• Procesi rada sa poštom i aktima
• Pojam i značaj obrazaca

2. Organizovanje službenih putovanja i poslovnih skupova

2.1. Organizovanje službenih putovanja

• Pojam i vrste službenih putovanja
• Nalog za službeno putovanje
• Putni račun

2.2. Organizovanje sastanaka, sednica i skupova

• Pojam i vrste sastanaka
• Poslovni i službeni sastanci
• Organizacija sastanaka
• Izbor prostorije za održavanje sastanaka i seminara
• Vođenje sastanaka
• Vođenje zapisnika