Priprema sastanka

Kada je u pitanju priprema sastanka osnovne akcije su priprema materijala i osiguravanje tehničkih uslova. Neophodno je da se dnevni red sastanka na vreme dostavi svim planiranim učesnicima, po mogućnosti sa uvodnim izlaganjem i analizama, ali u sažetom obliku. Ukoliko uvodni materijal ipak nije dostavljen uz poziv, potrebno je za početak sastanka pripremiti kratko i jasno izlaganje iz koga će biti shvatljiv cilj sastanka.

Pored uvodnog dela, dobro osmišljen treba da bude i ostatak izlaganja, koji mora da sadrži analizu određenog problema, uz iznošenje tačnih i potpunih podataka, kao i zadataka, mera i rešenja koji treba da se donesu. Takođe, potrebno je definitivno rešiti problem oko pušenja na sastancima, jer on nije samo vezan za zdravlje, iako je to svakako na prvom mestu. Za cigaretom se najčešće poseže iz nervoze ili dosade. Neumereno pušenje na sastancima pokazatelj je da on nije dobro pripremljen ni efikasno vođen.

Na sastanku

Stručnjaci preporučuju da sastanak ne traje duže od sat i po, jer je prosečnom čoveku posle tog perioda teško da se koncentriše na određeni posao, veća je verovatnoća da će doći do greške, a isto tako je veća i mogućnost konflikta. Sastanak, pre svega, treba planirati tako da on traje umereno, da se ne bio javili zamor i dosada. Ako se sastanak oduži treba planirati pauzu.

Kada sastanak počne, najvažniju ulogu ima predsedavajući. Pored vođenja računa o celokupnom trajanju sastanka, on treba da pazi i na trajanje pojedinih diskusija. Diskutanti moraju biti svesni da trajanje pojedinih izlaganja mora biti obrnuto proporcionalno broju učesnika. Opšte pravilo koje ističu stručnjaci jeste da diskusija posle 60 minuta postaje neefikasna, posle 90 nezanimljiva, a posle 120 beskorisna, često sa lošim i štetnim zaključcima. Ako je već neophodno da sastanak bude duži, predsedavajući posle 90 minuta treba da oglasi pauzu, a posle dva časa da obavezno završi ili prekine sastanak.

Predsedavajući bi, naravno, trebalo da je u potpunosti upoznat sa problematikom o kojoj se raspravlja i da vodi diskusiju u smeru postizanja cilja sastanka. On, takođe, treba da pazi na održavanje pažnje učesnika, da stimuliše raspravu i održava atmosferu saradnje i timskog rada, bez ulaska u polemiku i uz uvažavanje mišljenja učesnika. Diskusiju treba usmeravati na problem, a ne na ličnosti i na greške, odnosno na prekršioce, jer praksa pokazuje da kada se učesnici orijentišu samo na napad ili odbranu onda tu nema zajedničkog rada, ni timskog traženja najboljih rešenja. Takva atmosfera onda može da se prenese i van sastanka, što može da deluje na pogoršavanje odnosa i saradnje na samom radnom mestu.

Učesnici kvalitetnog sastanka su koncentrisani i pripremljeni, tako da je učešće u diskusiji konstruktivno, jasno, sažeto, bez nepotrebnih ponavljanja detalja iz prethodnih diskusija. Istupanje učesnika je višestruko korisna stvar, jer se ono koristi i za upoznavanje sredine sa razmišljanjima i stavovima pojedinaca, koji se svojim izlaganjem "predstavljaju". Govornik na sastanku pokazuje svoju kulturu, elokventnost, logiku, zaključivanje, pronicljivost, uverenje, sposobnost za zajednički rad i sl. Takva zapažanja rukovodioci mogu da koriste za kasniju podelu zadataka, odnosno za ocenjivanje sposobnosti pojedinaca i za njihovo napredovanje. Učesnici treba da budu aktivni, naročito ako ocenjuju da se donosi pogrešan zaključak, jer su u protivnom i sami pred kolektivom odgovorni za njegovo donošenje.

Na kraju sastanka potrebno je napraviti zapisnik sa sastanka koji treba da što detaljnije obuhvati teme koje su obrađene na sastanku kao i zaključke i predloge do kojih se došlo.