Upravljanje vremenom

Svaki dan ima 1440 minuta, 29020 dana za 80 godina života. Vodite računa o svemu jer život je kratak.

Za sve velike uspehe u poslu, a i u životu, potrebno je vreme. Vreme je ograničeni resurs i svima je neophodno da znaju kako da njime efikasno upravljaju. Od najniže do najviše pozicije u firmi, upravljajući sopstvenim vremenom, apsolutno svi utiču na profitabilnost kompanije.

U poslovnom i privatnom životu, postizanje željenih i zacrtanih ciljeva predstavlja prioritet svakog pojedinca, dok vreme koje se utroši na putu ka ciljevima predstavlja najvredniji resurs kojim svako od nas raspolaže. Zbog toga, jednu od tajni uspeha predstavlja efikasno i racionalno upravljanje vremenom. Ne misli se samo na upravljanje vremenom u biznisu, već i na upravljanje sopstvenim životom. Pravilno upravljanje vremenom predstavlja ključ zadovoljstva u profesionalnom i ličnom životu.

Uspešno vođenje kompanije i zaposlenih postavlja pred menadžere zahtev za efikasnim upravljanjem vremenom. Zadaci se svakodnevno povećavaju, stalno pristižu nove informacije, obaveze stižu jedna drugu, tako da se često dešava da se vreme predviđeno za slobodne aktivnosti često koristi za obavljanje poslovnih zadataka. To vrlo često rezultira stresom koji može ugroziti fizičko i mentalno zdravlje. Poslovni uspeh i kvalitet života zavisi od toga kako se upravlja raspoloživim vremenom.

U ovim turbulentnim vremenima niko ne može da očekuje da će ostvariti spektakularne rezultate, ako ne ume da poštuje vreme, i to ne samo da ga poštuje već i da sa njim vrlo obazrivo i racionalno postupa.

Ljudi u današnje vreme ne znaju efikasno upravljati svojim vremenom, a to ih sprečava da maksimalno efikasno iskoriste svoje poslovne i ljudske kapacitete.

Vremenom se može upravljati, ako se svi poslovi obavljaju, onda kada su isplanirani i ako im se posvećuje onoliko vremena, koliko je planirano.

Da bi uklopili svoje planirane aktivnosti u vreme, koje im je na raspolaganju, menadžeri moraju da kontrolišu svoj radni dan, a ne da radni dan  kontroliše njih.

Upravljanje vremenom polazi od planiranja zadataka, utvrđivanja prioriteta, planiranja i distribucije vremena.Ono osigurava da se menadžeri bave pravim poslovima i ključnim problemima.

Izgubljeno i propušteno vreme u biznisu, može da donese veliku štetu. Dovoljno je da se blagovremeno ne obnovi neka važna porudžbina, da se brzo ne iskoriste raspoloživi kapaciteti; da se brzo ne rasproda neka lako kvarljiva roba, da se ne otvori firma kada je interes kupaca najveći...Šteta se može meriti milionima.

Vreme je mera za posao, kao što je novac mera za vrednost robe. Pošto je vreme novac, ne treba mnogo mudrosti da bi se shvatilo koliki je značaj vremena u savremenom biznisu.

Gubljenje vremena je najskuplja navika od svih koje preduzetnik može da ima u svom biznisu.

Vreme u biznisu povećava troškove. Ako traći svoje radno vreme na beskorisne stvari, preduzetnik će zasigurno propasti.

Trošenje vremena se stalno mora analizirati. Analizom trošenja vremena može se saznati koje su aktivnosti produktivne a koje nisu, koliko se vremena izgubi u toku dana za rutinske poslove, koliko se vremena utroši za razvojne i kreativne poslove, da li se daju ovlašćenja za obavljanje rutinskih poslova i u kom obimu, koliko je još poslova ostalo, koji se mogu delegirati i kolika je to vremenska rezerva za menadžera.

Greške u upravljanju vremenom

• Nepotpuno planiranje. Planiranje je jedan od najvažnijih delova menadžmenta. Nepotpun plan je jedan od razloga zašto dolazi do neupeha.
• Pamćenje obaveza u glavi. Mnogi ljudi pamte sve svoje obaveze, ponašajući se kao da imaju kompjuter u mozgu.To dovodi do zbrke u glavi i zaboravljanja važnih zadataka. Zbog toga je neophodno beležiti sve bitne podatke.
• Stalno klimanje glavom. Prihvatanje novih obaveza nije uvek loše ako postoji šansa da se dobiju važni poslovi. Ali, stalno prihvatanje novih zadataka može odvući od prioritetnih, zato treba znati odlučiti šta će se prihvatiti, za šta je čovek siguran da je u stanju da obavi. Prihvatanje novih obaveza smanjuje slobodno vreme.
• Manjak dobre komunikacije. Manjak dobre komunikacije dovodi do lošeg upravljanja tokovima zadataka u kompaniji. Neadekvatan prenos zadataka sa osobe na osobu dovodi do zaboravljanja zahtev, nepotpunog obavljanja posla i pretrpanosti.
• Paraliza od analiza. Ako se previše vremena provodi u planiranju stvari nego u njihovoj realizaciji, troši se dragoceno vreme. Ostaje se zaglavljen u procesu planiranja, organizacije i pripreme.
• Prebukiranost. Misli se na mnogo obaveza, više nego što je čovek u stanju da ispuni. Ovakva situacija prouzrokuje isticanje roka za ispunjenje obaveza, ostavke partnera, velike krize..
• Perfekcionizam. Perfekcionizam u izradi stvari koje neće povratiti uloženo dovodi do gubitka vremena i energije koje su mogle da se utroše na stvari koje su bitnije i vrednije.
• Trivijalnosti. Ova je sitiacija kada se ljudi odvajaju od bitnih zadataka i usmeravaju pažnju ka manje bitnim. Izbegavaju se bitne, nauštrb stvari koje čoveka čine zadovoljnim dok ih radi. Pravljenje liste prioriteta je način na koji može da se izbegne  ova situacija. 

16 Saveta za upravljanje vremenom

1. Važne poslove obavljati rano ujutro jer se vreme za obavljanje teških poslova pronalazi sve teže kako dan odmiče.
2. Odvojiti vreme za slanje i primanje e-pošte. Dva do tri termina dnevno trebalo bi biti dovoljna.
3. Sastanci da traju do 45 minuta, a samo ako je tema prilično zahtevna, najviše do 75 minuta. Poslovni sastancima treba se koristiti isključivo za rešavanje problema, a sve informacije o pojedinom poslu unapred treba saopštiti kolegama e-poštom, telefaksom ili telefonom.
4. Izbegavti zvati poslovne saradnike ponedeljkom ujutro ili petkom poslepodne, ako nije reč o hitnom poslu. Ponedeljkom su ljudi najzauzetiji poslovnim obvezama, a petkom popodne su mislima u vikendu.
5. Jedan sat u nedelji posvetiti uređenju kancelarije. Urednost osigurava preglednost, a preglednost omogućava upravljanje vremenom.
6. Voditi računa kako i kome se posvećuje vreme.
7. Nabaviti rokovnik, gde se može voditi računa o svom vremenu.
8. Zapisivati aktivnosti, obaveze i događaje  da bi se memorija oslobodila za važnije zadatke
9. Na kraju svakog radnog dana treba se pripremiti za sledeći radni dan
10. Napraviti razliku između hitnog i životnog.Hitno može vrlo često biti "ćorak" koji samo oduzima vreme. Česta greška je da se energija gubi na hitne poslove i da se sve ostalo gura u stranu.
11. Ne posmatrati  radni sto kao mesto za odlaganje papira
12. Dobro poređati prioritete.
13. Dodatno vreme može se  pronaći ako odredimo dan u nedelji kada se ustaje sat vremena pre ili kreće na spavanje sat kasnije nego obično.
14. Važno je druge naučiti da štede Vaše vreme. Navići ih da Vas oslobađaju nepotrebnih obaveza koje nisu deo Vašeg područja rada.
15. Zadaci sa kojima se suočavamo trebamo rešavati postupno. Nikako se ne sme čekati da se nagomilaju kako bi se tek tada počeli rešavati.
16. Pridržavati se plana trošenja vremena jer je u suprotnom beskoristan.

Ne reci nikad da nemaš vremena. Dnevno imaš na raspolaganju isto onoliko časova koliko su imali Nikola Tesla, Helena Rubinštajn, Paster, Mikelandjelo, Majka Tereza, Leonardo de Vinči, Albert Anjštajn ili Nelson Rokfeler
Braun

Vreme neće izneveriti onoga ko ume da ga iskoristi.
Devondel

Pogledaj sve tekstove u Bazi znanja »	Pogledaj tekstove u ovoj kategoriji »
Možda bi Vas ovi članci interesovali
Announcing a Price Increase	Motivacija, učinak i nagrađivanje zaposlenih
Stilovi liderstva	Kultura usluge prema kupcima - customer service

Interesuje vas ova oblast?

Postanite i vi stručnjak pohađanjem BusinessAcademy programa: Marketing i marketing menadžment.