Upravljanje projektima: Ključna stavka u modernom biznisu

Upravljanje projektima deluje kao nešto što je nastalo u modernom društvu, ali istina je da se radi o procesu koji je star koliko i ljudska civilizacija. U svakom periodu čovečanstva bilo je potrebno efikasno rešiti razne zadatke. To je aktuelno i u današnje vreme, a najviše u savremenom poslovanju.

Pod upravljanjem projektima misli se na startovanje, planiranje, sprovođenje, kontrolisanje i finaliziranje rada kako bi se ostvario zacrtani cilj. Projekti na kojima se radi mogu da budu različitih namena, ali im je osnova slična. To je praktično svaki slučaj gde je potrebno realizovati neku ideju. 

Kako će se voditi projekat u velikoj meri zavisi od specifičnosti samog slučaja, uslova rada i liderskih sposobnosti menadžera. Jasno je da u kompleksnom sistemu rada svako mora da ima svoju ulogu, ali i da postoji jasan sistem odgovornosti. Članovi projektnih timova uglavnom su ljudi koji aktivno rade na različitim fazama projekta.

Kada svako zna koja su mu zaduženja, posao će se lakše obavljati, a greške lakše prepoznavati i ispravljati. Zato je važno da na čelu tima bude sposoban menadžer koji će znati da pronađe rešenje za svaki problem. Od njega se očekuje da uvek donese najbolju odluku u skladu sa svim specifičnostima projekta na kom radi.

Osnove upravljanja projektima 

Da bi se neki projekat uspešno realizovao, potrebno je upoznati se sa osnovama rada. Tu se pre svega misli na faze procesa koje iziskuju određene troškove, resurse i vreme. Drugim rečima, za uspešan rad je potrebno definisati obaveze u okviru tima, nabaviti neophodnu opremu i definisati budžet za realizaciju.

Projekti se po mnogo čemu razlikuju, ali ono što im je zajedničko je da svaki ima svoj početak i kraj. Dakle, aktivnosti koje se vrše da bi se ispunio neki cilj su privremene. One imaju svoje trajanje sve dok se ne ispuni zacrtani plan. Iako je vođenje projekata privremena aktivnost, svakako joj se morate profesionalno posvetiti. 

Razlog zašto je svaki projekat različit jesu specifični uslovi u kojima se obavlja svaki poduhvat. Skoro je nemoguće da uslovi rada, poslovno okruženje, obim posla, finansije i drugi faktori budu uvek isti. Ipak, postoje osnovni parametri koje svaki projekat mora da zadovolji: 

• definisanje plana rada;
• organizovanje realizacije plana;
• kontrola ostvarivanja plana;
• ispravljanje potencijalnih grešaka.

Iako su ove tačke zajedničke za sve, njihovo sprovođenje se značajno razlikuje od posla do posla. Nije isto organizovati biznis konferenciju i biti stručnjak za internet prodaju. Iako se možda neke karakteritike preklapaju, svaki posao ima drugačiji pristup rešavanju problema. 

I u slučajevima kad su projekti iz iste oblasti, po pravilu postoje brojna odstupanja koja sprečavaju prosto prepisivanje uslova rada. Razlike su najčešće u vezi sa finansiranjem, definisanjem cilja, komplikovanosti posla, brojem ljudi koji rade na projektu, uslovima u kojima se radi, vremenom rada… 

Tako nije svako pokretanje novog projekta isto, nekad su razlike minimalne, a nekad značajne. Ukoliko pogledamo šta radi PR menadžer, videćemo da je nekad potrebno više obratiti pažnju na pravljenje sajta, dok je nekad važnije fokusirati se na klasične medije. 

Faze rada na projektu

S obzirom na to da svaki projekat predstavlja jedinstveni slučaj, on zahteva poseban pristup. Ipak, postoje faze procesa rada koje su uvek iste, ali se rešavaju u zavisnosti od specifičnosti slučaja: 

• Cilj – na samom početku određuju se ciljevi samog projekta i načini na koji će se realizovati. Svaki sledeći korak se bavi ostvarivanjem tog plana.
• Rokovi – kako je trajanje projekta ograničeno, neophodno je definisati rokove za realizaciju. Za svaku fazu rada definiše se vreme koje je potrebno za njenu finalizaciju. Od rokova zavise kompletan rad, finansije, angažovanje radne snage itd.
• Resursi – postoje različiti resursi koji se koriste tokom rada na projektu. To mogu biti finansijski, tehnički, ljudski itd. U skladu sa obimom rada određuje se potrebna količina. Za uspešan rad je potrebno dobro proceniti potrebe kako ne bi došlo do usporavanja ili čak stopiranja procesa.
• Definisanje zaduženja – u skladu sa definisanim ciljevima i rokovima planiraju se zadaci koje je potrebno ispuniti u datim okvirima. Da bi se to sprovelo, potrebno je da se podele radnici u timove i odrede tim lideri. Takođe, svakom radniku treba da budu jasna njegova zaduženja i stepen odgovornosti. Kada se ova faza izvrši na pravi način, svaki član tima će raditi maksimalno efikasno.
• Informacioni i kontrolni sistem – prikupljanje podataka o realizaciji zadataka i procena kvaliteta obavljenog posla. Na osnovu prikupljenih izveštaja kreira se jasna slika napretka u radu na projektu, što pomaže pri donošenju odluka u narednom periodu.
• Okončanje projekta – nakon što se uspešno realizuju svi zacrtani ciljevi, smatra se da je projekat završen.

Kako je upravljanje projektima dinamičan proces, često dolazi do promena u inicijalnom planu. Dobar projektni menadžer će uvek spremno dočekati svaki izazov i doneti pravu odluku. 

Upravljanje projektima u modernom biznisu

Moderno poslovanje je donelo mnoga unapređenja kada je u pitanju upravljanje projektima. Mnogi procesi su automatizovani, što dodatno skraćuje vreme rada, ali i umanjuje mogućnost ljudske greške. Dodatni benefit pružaju razni softveri koji olakšavaju kontrolu procesa rada. Na ovaj način se projekti završavaju brže i efikasnije.

Menadžeri sa vizijom modernog biznisa trude se da implementiraju što više modernih elemenata u proces rada. Iako to zvuči kao logičan sled događaja, nekada je najveći protivnik toga ljudski faktor. Naime, neke navike se teško ostavljaju, pa je mnogima nelogično da promene način rada koji je „oduvek funkcionisao”. Istina je da način rada mora blagovremeno da se unapređuje, čak i kada je sve u redu. 

Oni rukovodioci koji na vreme shvate važnost dodatnog usavršavanja radnika, ulaganja u nove tehnologije i uvođenja novih konceptualnih rešenja biće uvek korak ispred konkurencije. Razlog zašto ne nastoje svi da menjaju svoju praksu je često nerazumevanje novih tendencija upravljanja kvalitetom. U tom slučaju može vrlo lako doći do pogrešnih odluka koje mogu skupo da koštaju kompaniju. 

Zbog toga je za poslovanje važno da na čelu projekta uvek bude iskusan menadžer koji razume značaj napretka. Najveće svetske kompanije su došle do svojih pozicija pre svega uvodeći nova pravila u planiranju i sprovođenju projekata. 

Programi za upravljanje projektima

Da bi se proces efikasno kontrolisao, na raspolaganju su brojni programi. Razlikuju se po svojoj nameni, pa su tako neki fokusirani na određenu oblast, dok drugi imaju opštu namenu. Iako se često značajno razlikuju, oni imaju nekoliko zajedničkih osobina:

• mogućnost pisanja izveštaja;
• delegiranje zadataka;
• olakšavanje komunikacije u timu;
• mogućnost deljenja materijala između zaposlenih;
• integrisanje opcija primenljivih na određene projekte.

Korišćenje programa za organizovanje posla omogućava lakše sprovođenje poslovnih odluka. Da bi se to desilo, potrebno je odabrati softver u skladu sa potrebama projekta. Neki od najpopularnijih programa za organizaciju posla su: Trello, Basecamp, Microsoft Project, Wrike itd.

Sposobni menadžeri su ključni za poslovni uspeh

Iako je tehnologija postala neizbežna u radu, i dalje su sposobnosti menadžera i radnika najvažnije karike u procesu. Sve ostalo su oruđa koja pomažu da se posao obavi efikasnije, ali ljudski faktor je i dalje neizbežan.

Zbog toga je i dalje važno da menadžeri umeju da kvalitetno vode organizaciju i upravljaju njom. Pored toga, važno je imati razumevanja za podređene, sposobnost rada pod pritiskom, kao i autoritet iz oblasti kojom se bavi projekat. Zbog svega navedenog, razvoj kvalitetnog menadžera je imperativ za svaku ozbiljnu kompaniju.