Merenje performansi preduzeća - kritične brojke u biznisu

Poslovanje preduzeća

Poslovanje preduzeća prate mnoge brojke. One imaju različito značenje. Neke su više, neke manje važne. Kritične brojke su ključni finansijski i operativni indikatori koji određuju uspeh biznisa i zbog toga je veoma bitno na koji način se vrši merenje performansi preduzeča. Kada se kreću u pravom smeru, preduzeće zna da je na tragu ostvarivanja svojih ciljeva. Ključno je izabrati prave kritične brojke i odrediti prave dnevne količine kritičnih brojki koje se moraju pratiti.

Šta je KPI?

KPI (ključni indikatori performansi) se koriste da bi se izmerila uspešnost organizacije ili nekog njenog dela. Potrebno je da KPI bude vezan za strateški cilj kompanije i oni zavise od delatnosti kompanije, ne postoji univerzalan skupi KPI ali mogu se definisati neki uopšteni parametri koje mogu da se prate u manje više svim industrijama. Neki od primera KPI mogu biti iskorišćenost kapaciteta, cena koštanja, prosečno vreme isporuke itd.

U zavisnosti od toga u kojoj se poslovnoj situaciji nalazi preduzeće razlikuju se sledeće kritične brojke:

Osnovne kritične brojke. To su brojke koja moraju biti na određenom nivou tokom poslovanja preduzeća, i na početku i na kraju, inače je preduzeće u problemima. Za različite biznise postoje različite osnovne kritične brojke: na primer, ukupna količina proizvodnje, prihod po satu rada, procenat prodatog kapaciteta...

Krizne kritične brojke. Kriza je poslovna situacija kada se preduzeće bori za opstanak na tržištu. Kritične brojke su sve one koje osiguravaju preživljavanje preduzeća, kao npr. raspoloživa gotovina u banci, smanjenje zaduženosti, rast prodaje.

Kritične brojke poslovne prilike. To su brojke koje govore šta će se desiti ako preduzeće iskoristi poslovnu priliku. Npr. povećaće se prodaja ako preduzeće izbaci novi proizvod na tržište do aprila. Ili privući će se veliki kupac ako se poveća kvalitet proizvoda. Proizvod će biti jeftiniji od konkurentskog ako se poveća efikasnost za 2 procentna poena.

Kritične brojke slabosti. To su npr. povraćaj imovine, potrebne zalihe, zavisnost preduzeća od jednog proizvoda. Kretanje tih brojki u pravom smeru eliminisaće slabosti u poslovanju svog preduzeća.

Određivanje kritičnih brojki

Kritične tačke mogu se odrediti korišćenjem sledeće procedure:

I Analiza kritičnih brojki

U ovoj fazi se određuju brojke o kojima se mora voditi računa. Radi se SWOT analiza, da bi se odredile snage i slabosti biznisa, opasnosti i prilike na tržištu za biznis. Razgovara se o svim pitanjima sa drugim menadžerima i saradnicima, sa onima koji pozajmljuju novac preduzeću, sa kupcima...Traži se njihovo mišljenje. Uporedjuju se finansijski rezultati preduzeća sa prosekom drugih sličnih preduzeća.

II Određivanje ciljeva

U ovoj fazi treba odrediti ključne ciljeve za neki naredni period. Ne mogu se svi ciljevi postići odjednom. Mora se napraviti lista prioriteta. Mora se odrediti na čemu je fokus u kraćem vremenskom periodu. Znači odrediti jedan do dva centralna cilja, za npr. godinu dana.

III Aktivnosti za ostvarenje ciljeva

Misli se na aktivnosti na koje će se preduzeće usredsrediti. Povezano je sa drugom fazom. Iz pravilnih i jasno definisanih ciljeva definisaće se aktivnosti koje je potrebno preduzeti da bi se ciljevi ostvarili. Ako se ciljevi jasno ne definišu preduzeće će u svom poslovanju praviti velike greške.

Ako je postavljen cilj da se smanji trošak po jedinici proizvoda, on može biti ostvaren sledećim aktivnostima: promenom poslovnog procesa, boljim korišćenjem zaliha, povećanjem obima prodaje, efikasnijim korišćenjem radnog vremena ili kombinacijom ovih aktivnosti.

Jedan ključni cilj povlači za sobom čitav set kritičnih brojki za različite ljude u preduzeću.

Na primer, cilj preduzeća je povećati prodaju za 20% uz stalno povećanje profitabilnosti. Iz ovog cilja proizilaze različite kritične brojke za gotovo svakog zaposlenog u preduzeću:

Ljudi koji rade u prodajnom sektoru moraju doneti dodatnih 20 procenata prodaje. Oni prvo moraju utvrditi kako to postići, tj. prodajom kojih proizvoda i kojim kupcima, kada to mogu ostvariti, da li će im za to trebati dodatni resursi. Kritične brojke za zaposlene u prodaji su: obim prodaje i razlika u ceni.

Ljudi koji rade u sektoru proizvodnje i nabavke moraju odrediti sledeće:

• Kako će proizvesti dodatni proizvodi ili usluge?
• Da li postoje uska grla u proizvodnji?
• Da li će biti problema sa troškovima?
• Da li će trebati dodatna oprema?
• Koliko nove radne snage će trebati?
• Kako će se doći do radne snage?

Kritične brojke su: troškovi proizvodnje, produktivnost rada...

Ljudi u sektorima podrške trebaju da omoguće ostvarenje povećanja prodaje za 20% sa što manje dodatnih troškova. Taj rast troškova treba da bude manji od 20%, kako bi povećanje prihoda od 20% dovelo do rasta profitabilnosti.

Kritične brojke ovde su: procenat administrativnih troškova u odnosu na ukupni prihod, ključni finansijski odnosi (npr. dani naplate).

Kritične brojke svakog zaposlenog treba da doprinesu ostvarenju istog cilja.


Neke kritične cifre

Merenje performansi preduzeća će zavisiti od delatnosti preduzeća, njegove veličine i drugih unapred utvrđenih faktora. Ako se prati profitabilnosti u jednoj proizvodnoj firmi kritične cifre su npr: odnos isporučenih proizvoda prema planiranoj prodaji, odnos prihoda prema satu rada...

Ako je cilj preduzeća povećanje operativne efikasnosti, onda prvo treba utvrditi normative rada tj. da se zna koliko je vremena potrebno za pojedine poslove. Ako se želi povećanje iskorišćenosti resursa, jako je važno da se u što kraćem vremenu korišćenja ljudskog rada i opreme napravi što više kvalitetnijih proizvoda ili usluga. Analizom normativa rada može se utvrditi kako sa manje vremena napraviti više: da li boljom organizacijom posla, da li slanjem zaposlenih na dodatno obrazovanje, da li kupovinom bolje mašine ili kupovinom kvalitetnijeg materijala?

Kritična brojka je količina proizvoda koju naprave zaposleni u jedinici vremena. Ona treba biti poznata i rukovodiocu i zaposlenima.

Ako se žele stimulisati zaposleni za svoj rad, onda se plan stimulacije mora  bazirati na kritičnim brojkama preduzeća. To na primer mogu biti:

1. bruto profit (razlika između prihoda i rashoda), svako, pa i najmanje poboljšanje (povećanje prihoda i/ili smanjenje rashoda) može značajno doprineti većem bruto profitu.
2. obim prodaje, jer bruto profit može biti zadovoljavajući, ali ako preduzeće ima mali obim prodaje, tada to ne znači mnogo za biznis.
3. porudžbine za nove poslove, jer je važno imati stalno zaposlene kapacitete.

Zaposleni trebaju biti nagrađeni ako se sve tri kritične brojke ostvare prema planiranim očekivanjima.

Za prepoznavanje slabosti u biznisu treba izanalizirati šta se događa u delatnosti u kojoj posluje preduzeće i uporediti ih i sa prosekom i sa najboljima u delatnosti. Ako je firma bolja od proseka onda preduzeće može biti zadovoljno, ali to ne znači da treba stati jer uvek ima prostora da se dostigne najbolji.

Ali ako je preduzeće lošije od proseka, to je alarm da se treba nešto menjati u poslovanju. Na primer, ako se utvrdi da je odnos profita i vrednosti prodaje slabiji od proseka u delatnosti, to je signal da nešto treba preduzimati kako bi se poboljšao taj odnos: ili smanjiti operativne troškove, ili smanjiti troškove nabavke materijala, ili povećati prodaju bez povećanja fiksnih troškova, itd. Znači kritična brojka je odnos profita i prodaje.

Ako se radi o maloprodajnom biznisu, tada je fokus na povećanju prodaje, tj. na obimu  prodaje koje ostvaruju pojedine prodavaonice. Na primjer, ako se želi povećati prodaja za 10% u svakoj prodavaonici, tada su dve kritične brojke važne za praćenje ostvarenja takvog cilja: broj kupaca i prosečna prodaja po kupcu. Svaka prodavnica zna kolika je bila prosečna prodaja po kupcu prošle godine, pa praćenjem ovih kritičnih brojki svaka prodavnica zna koliko je blizu ili daleko od postavljenog cilja. Ako je daleko, to je onda signal da nešta treba promeniti u načinu rada.

U mnogim preduzećima kritična brojka su operativni troškovi. Preduzeća često nevoljno ulaze u bitku s troškovima. Insistiraju na nebitnim stvarima, a najveći generatori troškova ostaju izvan kontrole. Neke firme uvelu su edukaciju zaposlenih o tome kako njihove aktivnosti utječu na brojke u računu prihoda i rashoda. Iz toga je proizašlo drastično smanjenje troškova.


Pogrešne kritične brojke

Ako su pogrešno definisane kritične brojke, dolazi do pogrešnih poslovnih odluka. Mogu se dogoditi sledeće situacije:

Brojke koje niko ne razume. Kada se izabere kritična brojka ona mora biti razumljiva svima kojih se tiče. Ako je brojka nerazumljiva, tada je niko neće koristiti, a to znači da neće biti korišćena u svakodnevnom poslovnom odlučivanju i ponašanju.

Slabo strateško planiranje. Na primer cilj preduzeća je povećati razliku između prihoda i rashoda. Da bi se to postiglo, prodajno osoblje se koncentriše na tradicionalne proizvode s velikom profitnom maržom, ali zanemaruje nove proizvode s malom profitnom razlikom. Rezultat toga će biti rast preduzeća ali uz sve veću zavisnost od starih proizvoda, što će u strateškom smislu dovesti do slabljenja konkurentske pozicije.

Prerano zaključivanje. Na primer ako preduzeće upoređuje svoje rezultate sa rezultatima svoje grane, možete utvrditi da je pokazatelj o odnosu profita i prodaje visok. Iako to deluje sjajno prerani zaključak može dovesti do problema preduzeću u budućnosti. Taj podatak se mora izanalizirati. Možda konkurenti troše dvostruko više na promociju svojih proizvoda ili istraživanje novog proizvoda nego što preduzeće čini, pa je zbog toga odnos profita i prodaje bolji od njegovog. Ali to može značiti da oni ulažu u svoju buduću konkurentnost, a preduzeće će ostati sa starim proizvodima i starim kupcima. Kritična brojka se mora koristiti ne samo za utvrdjivanje snage preduzeća nego i za utvrdjivanje slabosti.

Utvrđivanje pogrešnih kritičnih brojki. Na primer, u hotelskom biznisu, važno je dobro upravljati troškovima, ali bez obzira koliko niski bili ti troškovi neće se postići cilj ako se nema dovoljan broj gostiju. Prava kritična brojka nije visina troška, nego popunjenost kapaciteta gostima.

Informacije dobijene iz kritičnih brojki predstavljaju ogromnu upravljačku prednost za preduzeće, jer ono može reagovati na probleme pre nego što nastanu. Ako se to pretvori u vreme i novac koje se gubi ako se problemi otkriju mnogo kasnije onda to govori o značaju svakodnevnog praćenja kritičnih brojki.

Merenjem performansi preduzeća spoznaje se koliko je ono bilo efektivno (da li su definisani pravi poslovi) i efikasno (da li su pravi poslovi urađeni na pravi način).

Pogledaj sve tekstove u Bazi znanja »	Pogledaj tekstove u ovoj kategoriji »
Možda bi Vas ovi članci interesovali
Telefonska komunikacija	Kako napraviti uspešan timski rad?
Human Resource Executive Cover Letter	Speech

Interesuje vas ova oblast?

Postanite i vi stručnjak pohađanjem BusinessAcademy programa: Strategijski i operativni menadžment, Finansijski menadžment i Investicioni menadžment i berzansko poslovanje.