Kako da napišete poslovni imejl koji će svako pročitati?

Koliko puta vam se desilo da primite dugačak poslovni imejl bez naslova? Ili da posle čitanja ne znate o čemu je reč, pa morate da počnete ispočetka?

Kako prosečna osoba po nekim statistikama primi i do 121 novi imejl na dnevnom nivou, jasno je koliko se vremena troši na njihovo čitanje. A ako nisu jasni, kao u opisanom primeru, još i više.

Stoga u nastavku pročitajte nekoliko saveta kako da ostavite utisak strogo profesionalne i organizovane poslovne osobe i napišete imejl koji se lako čita, a dobro razume.

1. Jasno naslovite imejl

Predmet imejla (subject) je prvo što će osoba kojoj šaljete videti od vaše poruke. Uštedite joj vreme tako što ćete jasno pojasniti razlog zbog kog šaljete poruku. Kada je naslov jasno formulisan, primalac zna šta može da očekuje. Na ovaj način smanjujete mogućnost nesporazuma. Jasan naslov je osnova dobrog imejla.

2. Maksimalno skratite poslovni imejl

Svedite komunikaciju na minimum. Počnite s učtivim pozdravom, a onda se odmah nadovežite na temu iz naslova. Odgovorite na pitanje zašto pišete imejl.

Neka ovo bude okosnica. Što je vaš imejl kraći, to je veća verovatnoća da će ga primalac pročitati u celini.

3. Smanjite broj kontakata u CC i BCC sekciji imejla

Što više osoba stavite u CC, veće su šansa da svi koji prime poslovni imejl pomisle da on i nije od nekog značaja čim nije upućen direktno i samo njima.

BCC je zato elegantnije rešenje. Na ovaj način nijedan primalac neće znati na koliko je adresa imejl poslat.

4. Uvek prekontrolišite gramatiku i pravopis

Pri kucanju imejla u brzini svi prave greške. Iako progutano slovo nije kardinalna greška, ako budete slali neprekontrolisane imejlove, rizikujete da osoba kojoj ste uputili poruku pomisli da se niste potrudili, jer vam on ili ona nisu važni... ili još gore da ste po prirodi aljkavi.

Zato uvek dvaput prekontrolišite šta ste napisali. A ako pri kontroli imejl dodatno dopunite, prođite kroz njega i po treći put.

5. Završite s potpisom

I ovde ne bi trebalo da preterujete. Ne uključujte svoju imejl-adresu – jer je korisnik već ima samim tim što je primio imejl.

Radije ubacite broj telefona i svoju poziciju u firmi – naročito ako pišete poslovno pismo nekome koga ne poznajete. Svedite ovu sekciju na maksimum 4 reda.

Ovo su samo neki od trikova kako da svoju poslovnu komunikaciju učinite ubedljivijom i profesionalnijom. Ako želite da unapredite i ostale poslovne veštine i steknete znanja i veštine najuspešnijih svetskih menadžera, odaberite neki od 13 programa na BusinessAcademy i školujte se za neka od najtraženijih zanimanja u poslovnom svetu. Steknite sertifikate koji će vas izdvojiti od konkurencije i doneti prednost prilikom zapošljavanja i napredovanja.

Povezani tekstovi

Prečice na tastaturi za efikasniji rad

Kako da radiš brže, a ne više

8 prednosti učenja na daljinu

5 dobrih razloga za umrežavanje